Review: Tijdsregistratie met TimeCompanion

Door Jeroen Linssen	Klik op de plaatjes voor een vergrote versie
Publicatiedatum: 20 april 2001

TimeCompanion Desktop

TimeCompanion

Tijdsregistratie

Een groot deel van werkend Nederland heeft te maken met tijdsregistratie; iedere week eindigt vaak met het invullen van de weekstaten. Er zijn heel veel manieren waarop je de uren kan registreren, bijvoorbeeld met spreadsheets (Excel) of -geavanceerder- met databases of met gewone losse papiertjes. Probleem met deze oplossingen is vaak dat je ze niet altijd bij je hebt als je aan het werk bent, of ze raken zoek. Aan het einde van de week is het hierom vaak weer bedenken waar je eigenlijk zo druk mee was.

Gelukkig zijn er ook elegantere oplossingen, zoals bijvoorbeeld de applicatie TimeCompanion. Met deze applicatie op je Palm kan je altijd en overal je uren bijhouden. Voor de rapportage is er een desktop-applicatie bijgevoegd. Tijdens synchroniseren wisselen Palm-applicatie en desktop alle gegevens uit.. Het pakketje is freeware, gratis dus, en is gemaakt Inmotion Software Solutions HB. Meer informatie is te vinden op hun site: www.timecompanion.com

Installatie

De installatie van TimeCompanion is prima verzorgd. De gebruikelijke schermpjes met vragen passeren de revue. Let wel op dat er alleen een Windows-versie beschikbaar is (win98 of hoger). Er wordt gevraagd waar de desktop-applicatie moet worden geplaatst en of het een workgroup of stand-alone installatie betreft. De applicatie kan namelijk ook centraal worden gebruikt door meerdere gebruikers, die niet noodzakelijkerwijs in het bezit hoeven te zijn van een Palm. Ook kunnen er rapportage-programmaatjes geïnstalleerd worden (report tools), hiervoor dien je wel de beschikking hebben over Microsoft Access database-software (97 of 2000) Na de installatie van het desktop-programma, kan de Palm-applicatie geïnstalleerd worden. De Palm-applicatie staat al klaar in de installatiefolder, dus na synchroniseren kunnen we van start.

Gebruik

Er zijn twee verschillende functies waarvoor je een applicatie als TimeCompanion gebruikt:

de eigenlijke tijdsregistratie, het opschrijven van de uurtjes;
verwerking van de project- en urengegevens

De tijdsregistratie zal voornamelijk worden gedaan met de Palm en de verwerking met de desktop-applicatie.

De desktop-applicatie

Met de desktop-applicatie kan de tijdsregistratie centraal beheerd worden. Dit wil zeggen dat meerdere gebruikers hun tijdsgegevens kunnen synchroniseren met de desktop-applicatie.
Met de desktop-applicatie kunnen per project en per gebruikers overzichten worden gegenereerd die kunnen worden geëxporteerd naar MS Excel voor eventuele facturatiewerkzaamheden.

Tijdsingave

Als een nieuwe tijdsingave wordt gedaan, kunnen er een aantal gegevens worden ingevoerd:

Datum activiteit;
Naam project;
Tijdscategorie;
Kostencategorie;
Betalingsdatum;

Uiteraard kan ook worden aangegeven hoeveel tijd er aan het project is besteed.

Bovenstaande gegevens kunnen snel worden geselecteerd uit de pull-downmenu's. Deze menu's kunnen eenvoudig worden gevuld. In de toolbar zijn hiervoor de knoppen 'Projects' en 'Categories' opgenomen.

Er zijn twee categorieën die kunnen worden toegekend aan een tijdsregistratie:

Tijdscategorie
Kostencategorie

Een derde categorie is de klantnaam. Deze kan worden gebruikt in de projectinformatie.

Voor een project kunnen de volgende gegevens worden ingevuld:

Naam project
Beschrijving
Account
Klant
Werknemer

Er zijn dus veel mogelijkheden om informatie aan een tijdingave te koppelen. Om te kijken welke uren er zijn besteed, kan je per dag of per periode filteren. Jammer genoeg kan je niet een weeknummer ingeven. Dit zou ik erg praktisch vinden als je de 'weekstaten' moet invullen aan het einde van de week.

Voor de analyse van de ingevoerde uren heb je twee mogelijkheden:

Bekijken van tijd- of kosten-samenvatting voor projecten
Data genereren en deze vervolgens in een pivot-tabel analyseren.

Met de 'View Time'-optie heb je een overzicht van de gemaakte uren per project, per persoon. Met de 'Pivot Table'-optie krijg je alle velden te zien in chronololische volgorde. Deze data kan gebruikt worden in een spreadsheet om een zogenaamde Pivot analyse te doen. Als je dat niet vaak doet, is dat niet makkelijk, gelukkig staat er op de website van Inmotion een heldere uitleg.

Rapportage

Naast de TimeCompanion desktop-applicatie is er ook nog ook nog een applicatie voor het aanmaken van rapportages. Dit programma is eigenlijk een Microsoft Access-database waarmee op een eenvoudige manier nette overzichten van bestede uren per project en per persoon kunnen worden gemaakt. Het leuke aan deze database is het feit dat deze geheel naar eigen hand kan worden gezet. Je zou bijvoorbeeld de facturatie van de projecturen met deze database kunnen doen. Inmotion moedigt dit zelf ook aan en nodigt je uit je ontwikkelde oplossing te delen met anderen.

De Palm-applicatie

De desktop-applicatie biedt veel mogelijkheden en is erg overzichtelijk. De palmapplicatie is iets eenvoudiger, maar wel volledig berekend op zijn op zijn taak: het bijhouden van bestede tijd aan een project.

Uiteraard kunnen nieuwe projecten en categorieën worden toegevoegd. Gegevens afkomstig uit de desktop-applicatie kunnen eenvoudig worden aangepast.

Het programma is vooral ingericht voor het tijdsregistratie bij de (reeds ingevoerde) projecten. Handig hierbij is de automatische timer. Als wordt begonnen aan een project wordt deze eerst geselecteerd. Daarna kan een timer worden gestart die automatisch de bestede tijd bijhoudt. Wel even uitzetten als je klaar bent met het project!

Mocht het gebeuren dat je toch de timer een nacht hebt laten lopen, dan kun je eenvoudig de tijd aanpassen. TimeCompanion werkt per dag. Op je scherm zie je dus altijd alle ingegeven uren op de geselecteerde dag. Helaas start het programmaatje niet op met de huidige, maar met de laatst gebruikte dag. Dat betekent dat je altijd even moet controleren of je wel op de goede dag je uren ingeeft. Verder is het ingeven alleen een kwestie van een project selecteren, met eventueel een categorieën, en de timer starten. TimeCompanion telt per dag ook de uren nog even voor je op, zodat je kan zien of je lang genoeg gewerkt hebt.

Conclusie

Het is zeer goed berekend op zijn taak om uren te registreren. Sterk punt van TimeCompanions is dat de Palm-applicatie zeer eenvoudig te bedienen is, terwijl er toch heel veel achter zit (zoals bijvoorbeeld de verschillende categorieën). Ook de desktop-applicatie is zeer eenvoudig te bedienen en de exportmogelijkheden voor analyse van de uren zijn prima. Ik mis alleen de mogelijkheid om op weeknummer te kunnen ingeven. De rapportage-applicatie is ook van hoge kwaliteit. Prettig is ook dat de bijbehorende Access-database open is gehouden, zodat je deze naar eigen wensen kan veranderen. Kortom: de kwaliteit van dit freeware (gratis!) programma is zeer hoog. Eenieder die graag zijn uren eenvoudig en op een overzichtelijke manier wil bijhouden, kan met dit programma zijn hart ophalen.

Relevante links

Als je dit een leuk review vond, ben je misschien ook geïnteresseerd in:

Vragen, opmerkingen of discussie?

Via deze thread in het forum