Review: Keycontacts 1.1 - Perfecte adresintegratie met Outlook

Door Roel van der Vegte	Klik op de plaatjes voor een vergrote versie
Publicatiedatum: 12 september 2002

This review in English

Voor het standaard Date Book in PalmOS zijn al vele vervangers beschikbaar. DateBk5 of eerder en iambic ActionNames zijn hiervan de bekendste pakketten. Het standaard adresboek lijkt echter prima te voldoen.
Veel gebruikers zullen genoeg hebben aan het aantal velden dat geboden wordt en een adres vinden gaat inderdaad snel en eenvoudig. Toch kan het natuurlijk altijd anders danwel beter. SuperNames is een pakket dat extra opties toevoegt aan het standaard adresboek. Wat blijft zijn dezelfde beperkingen die het standaard adresboek ook kent: maximaal 10.000 adressen, maximaal 15 categorieën en maar één adresdatabase. Gebruikers die synchroniseren met Microsoft Outlook zien de uitgebreide invoermogelijkheden die zij op hun desktop wel hebben weer verloren gaan na een synchronisatie met het standaard adresboek of met een van de vervangers hiervoor.

Met KeyContacts van Chapura, is er nu een programma voor het PalmOS dat aan die beperkingen een einde maakt.
Dit pakket biedt als opvallendste zaken het volgende:

Maximaal 254 categorieën in plaats van 15
Ongelimiteerd aantal adresboeken (door middel van koppeling Contactpersonen folder in Outlook)
Veertig extra Outlookvelden die nu ook op de Palm beschikbaar zijn
Notes van 32 Kb in plaats van 4 Kb
Categorieën van maximaal 254 tekens lang

Installatie

Tijdens de installatie van Keycontacts wordt de conduit voor de synchronisatie tussen de Palm Desktop en de Adress-applicatie op de Palm uitgeschakeld, want KeyContacts gebruikt eigen databases. Ook een eventueel al bestaande koppeling tussen Outlook en de Palm, met bijvoorbeeld PocketMirror of Intellisync Lite/Pro zal gedeactiveerd worden.
Er moet twee keer een synchronisatie uitgevoerd worden tijdens de installatie. Bij de eerste keer syncen wordt de keycontacts.prc op de Palm geplaatst, waarna bij de tweede keer syncen de Outlook Contacts overgebracht worden naar de Palm. Hierna is KeyContacts gebruiksklaar. Uiteraard is er nu nog van alles in te stellen, maar daar komen we nog aan toe.

Extra velden

Als je in Outlook je adresgegevens zo compleet mogelijk bijwerkt, heb je met KeyContacts nu ook op je Palm de beschikking over al deze gegevens. Klik hier voor een compleet overzicht van deze veertig extra velden.
Ik maak hierna gebruik van de Nederlandse omschrijving van de velden, maar in KeyContacts staat alles in het Engels. KeyContacts gebruikt de Outlookopbouw bij het samenstellen van een naam, dus: Titulatuur, Voornaam, Tussenvoegsels, Achternaam en Toevoegsel. Per naam kunnen nu drie complete adressen worden meegenomen en om het geheel compleet te maken kun je drie e-mail adressen invoeren. Door op de Palm een adres in een lijst aan te klikken worden alle detailgegevens getoond.

De lijst met telefoon, fax, mobiele en andere nummers is eindeloos. Van al deze velden is aan te geven welk veld in het adressenoverzicht getoond wordt.

Nog niet voldoende extra velden? Geen probleem! Ook het vastleggen van de geboortedatum, naam van de echtgeno(o)t(e), kinderen, een extra datumveld (trouwdag, deadline, eerstvolgende afspraak, verzin maar iets), webpagina, afdeling, kantoor en assistent is nu mogelijk.

Rubrieken en folders

Om een nieuw adresboek aan te maken dien je eerst een extra Contactpersonen folder aan te maken in Outlook. Dit kun je doen door in Outlook de hoofd-Contactpersonen map te selecteren en dan met rechtermuisknop > Nieuwe map deze aan te maken. Nu kun je reeds bestaande adressen simpelweg in Outlook naar een nieuwe Contactpersonen folder slepen. Om ervoor te zorgen dat deze folders ook op de Palm te zien zijn, moeten deze in de Hotsync-manager toegevoegd worden aan de KeyContacts conduit. Het toevoegen, danwel verwijderen van een rubriek is in de conduit makkelijk te regelen. Verder zijn er de gebruikelijke mogelijkheden om de synchronisatie in te stellen: twee richtingen op, handheld overwrites outlook, outlook overwrites handheld of niets doen.

Op de Palm kun je in een adresboek weer categorieën aanmaken. Hierdoor kun je de adressen nog beter groeperen. Ik heb bijvoorbeeld zelf een Contactpersonen folder 'Familie', waarbij ik twee categorieën heb aangemaakt. Een categorie voor mijn eigen familie en een categorie voor de familie van mijn vriendin. Het handige van Keycontacts is dat je één adres aan meerdere categorieën kan koppelen. Zo zou je bijvoorbeeld in het adresboek rubriek Zakelijk weer een onderverdeling kunnen maken naar Leveranciers, Afnemers, Golfmaatjes, Bankier, enzovoort. Is je golfpartner ook afnemer, dan vink je beide categorieën aan. De standaardlijst met categorieën van Outlook zelf is natuurlijk ook te gebruiken.
Volgens Chapura ondersteunt Keycontacts maximaal 254 categorieën. Ik neem aan dat het klopt, zelf heb ik er nu binnen een adresboek al twintig in gebruik, dus de huidige barrière van 15 categorieën op de Palm is in ieder geval doorbroken.

Om het zoeken te versnellen is in te stellen in welke velden gezocht moet worden, waarbij gekozen kan worden uit: Voornaam, Achternaam, Bedrijfsnaam en de 'Opslaan Als' of 'File As' naam.

Koppeling met andere applicaties

Vanuit Date Book, Memo Pad, To Do List en Mail kunnen telefoonnummers of mailadressen uit KeyContacts worden gehaald middels de /L(ookup) functie. Deze functie is op veler verzoek toegevoegd aan versie 1.1. Hierdoor is het niet meer nodig om het standaard adresboek nog te gebruiken.
Bezitters van een Handspring Treo of een andere PalmOS smartphone hebben nog een extra mogelijkheid met KeyContacts: het telefoonnummer aanklikken is voldoende om te gaan bellen. Dit werkt ook voor alle PalmOS handhelds vanaf 4.0 met een driver voor een GSM.

Conclusie

KeyContacts is een indrukwekkend pakket voor een bijna naadloze verbinding tussen de adressen van Outlook en de Palm. Zoek je een pakket dat de huidige grenzen van het standaard adresboek opheft, dan kan dat nu met KeyContacts. Chapura heeft na het uitbrengen van versie 1.0 goed geluisterd naar de gebruikers. In versie 1.1 zitten de mogelijkheden om KeyContacts netjes te laten samenwerken met andere applicaties, waardoor het standaard adresboek niet meer nodig is.

Verbeterbaar

Op de Palm adressen kunnen verplaatsen tussen de verschillende adresboeken
Mogelijkheid om veldnamen, waaronder de custom fields, aan te passen

Pluspunten

De maximaal 15 categorieën barriëre is doorbroken, 254 is de nieuwe grens.
Veertig extra Outlookvelden ook op je Palm beschikbaar.
Notes van 32 Kb i.p.v. 4 Kb (alleen een note aan een adres binnen KeyContacts!)
Intuitieve wizard bij de Hotsync conduit
Ongelimiteerd aantal adresboeken
Opzoeken van Keycontacts adressen binnen standaardapplicaties

Gegevens van KeyContacts

Producent: Chapura
Product: KeyContacts 1.1
Prijs: US$ 24,95
Proberen?: 21 dagen trialversie (5.1 MB)
Geteste versie: 1.1
Geschikt voor: PalmOS 3.0 en hoger / PalmOS 5 compatible
Bestandsgrootte: 319 kb op de Palm, 2 mb op PC

Relevante links

Als je dit een leuk review vond, ben je misschien ook geïnteresseerd in:

Vragen, opmerkingen of discussie?

Via deze thread in het forum