Review: Zakcomputers synchroniseren met Outlook

Door Peter Kulche	Klik op de plaatjes voor een vergrote versie
Publicatiedatum: 15 februari 2001

De nieuwe Casio Cassiopeia E-105 kost 1300 gulden maar heeft dan ook een fris kleurenschermpje dat hem onderscheidt van andere zakcomputers.

De Palm V

De Psion 5 MX

Bent u iemand die – net als ik – óók onderweg over zijn belangrijkste gegevens wil beschikken, kijk dan vooral eens naar de handige mogelijkheden van een zakcomputer en dan in het bijzonder de mogelijkheid om gegevens uit Microsoft Outlook automatisch over te nemen in een zakcomputer (en vice versa). Ik heb met verschillende zakcomputers en synchronisatiemiddelen wisselende ervaringen opgedaan.
Zakcomputers zijn niet te vergelijken met gewone notebook-pc's. Kenmerkend voor een zakcomputer is zijn typische ontwerp en compacte vorm. U kunt hem in een hand vasthouden en met de andere hand bedienen.
De zakcomputer houdt allerlei informatie voor u bij: uw agenda, uw adressen, uw takenlijst. De zakcomputer kan deze informatie snel en eenvoudig van een pc overnemen via een kabeltje of een infrarood link.

Agenda's synchroniseren

Moderne zakcomputers kunnen hun ingebouwde agenda zelfs volautomatisch gelijkschakelen met Schedule+, of Outlook op de pc. Voor het leggen van de fysieke verbinding met de pc wordt bij iedere zakcomputer een basisstation geleverd waar de zakcomputer gemakkelijk in kan worden gestoken. Een seriële kabel uit deze 'docking cradle' loopt naar de pc. Synchronisatiesoftware stuurt over deze verbinding de meest recente afspraken (en mutaties) van de ene naar de andere computer over en werkt meteen de adresboekjes bij. Als er conflicten ontstaan - als bijvoorbeeld één en dezelfde afspraak zowel door de secretaresse (op het werk) als door gebruiker (op de zakcomputer) is verplaatst – is er niets aan de hand. De software meldt de gebruiker het conflict en vraagt wat hij of zij wil met die afspraak, voor het verdere wijzigingen doorvoert in de agenda.

Het zakcomputer-concept

Zakcomputers hebben een heel ander besturingssysteem dan Windows (98/NT) dat op gewone computers of notebook-pc's staat. Een zakcomputer kan bijvoorbeeld uitgerust zijn met Windows CE, een systeem dat erg op Windows 95/98 lijkt maar het niet is. Windows CE, dat afgeleid van Windows NT, heeft nogal wat kritiek te verduren, omdat het zelfs op heel snelle processors niet zo snel draait als de dwergbesturingssystemen van de concurrentie. Zoals EPOC16 en EPOC32 op de organizers van Psion, of het PalmOS op de 3Com PalmPilot. Bij zakcomputers staat de programmatuur niet op een 'harde schijf', maar is het in een niet te wissen geheugenchip vastgelegd. Dit is een belangrijk voordeel. Door het ontbreken van een harde schijf kunnen zakcomputers een stootje hebben, zijn ze altijd in een of twee seconden opgestart en doen de meeste vele weken met een setje batterijen. Kleine programma's kunnen prima worden geïnstalleerd, maar de chip moet geheel worden vervangen als het systeem zelf toe is aan een upgrade.

Aankoopadvies

Zoekt u een zeer compact (12x8x1 cm) en snel apparaatje om korte afspraakteksten op in te voeren met een pennetje (een toetsenbord ontbreekt), dan is 3Com's Palm V de ideale zakcomputer voor u. Hij kost ongeveer 1000 gulden, ex BTW. Wilt u wat langere teksten invoeren, dan is de Psion Series 5 MX de perfecte zakcomputer, met een wat groter scherm en een gepatenteerd uitklappend relatief groot toetsenbord. Het apparaat past in de binnenzak van uw jas. Ook deze kost circa duizend gulden. Beide hebben een scherp zwartwit lcd-scherm en zijn voorzien van de benodigde snoertjes en software om te kunnen synchroniseren met Microsoft Outlook. De nieuwe Casio Cassiopeia E-105 (zie afbeelding) lijkt op de zeer populaire 3Com Palm V, maar is wel driehonderd gulden duurder. U krijgt voor dit meerbedrag een kleurenschempje en de mogelijkheid geluid op te nemen en af te spelen.

Wisselende ervaringen

Maar is de agenda-synchronisatie wel zo gemakkelijk te realiseren? Ik heb in de loop der jaren met verschillende zakcomputers en agendaprogramma's wisselende ervaringen opgedaan.

Compaq HandHeld PC

Van Compaq verscheen eind 1996 de eerste 'Handheld PC' met Windows CE. Microsoft leverde dit dwergbesturingssysteem aan diverse producenten om te concurreren met zakcomputers als de Psion en de PalmPilot die (uitgevoerd met eigen 'zakbesturingssystemen') veel succes hadden. Windows CE beschikt al vanaf versie 1.0 over ActiveSync, voor synchronisatie van de agenda's op de zakcomputer en de personal computer. Het 'Active' staat voor de eigenschap dat de software alles voor je regelt; de gebruiker hoeft niet eens een knop in te drukken. Steek de zakcomputer in het basisstation en de gegevenssynchronisatie start. Met Schedule+ thuis en op het werk kon deze zakcomputer inderdaad moeiteloos de afspraken

3Com PalmPilot

Via www.viavia.nl kocht ik vorig jaar een tweedehands PalmPilot. Deze handheld zakcomputer – geïntroduceerd in 1996 – kende een revolutionair ontwerp, vormgegeven als een soort Nintendo-handcomputertje met een plastic pennetje om mee te 'schrijven' op een zwart-wit lcd-schermpje. En niet te vergeten inclusief een 'cradle' om hem gemakkelijk aan de pc te koppelen. In de VS zijn de afgelopen jaren honderdduizenden van deze 'Pilots' verkocht. 'Met synchronisatiemogelijkheid met uw pc' stond in de advertentie. Dat klopte, maar anders dan ik had gehoopt. Er kon alleen worden gesynchroniseerd met een meegeleverd eigenzinnig agendaprogramma, niet met Schedule+ of Outlook. Gelukkig kreeg ik via leverancier A-Line Technologies het programma IntelliSync van Puma Technologies in handen, dat de standaard HotSync-functie van deze PalmPilot met de zo begeerde Schedule+/Outlook-synchronisatie uitbreidde. Bij de nieuwere Palms (Palm III, IIIx en Palm V) is synchronisatie met Outlook een standaardfunctie geworden, en hoef je er niet voor bij te betalen. Al een klein jaar loop ik met een PalmPilot rond die al mijn afspraken bevat. Kom ik op het werk, dan worden de nieuwe afspraken die ik thuis (telewerkdag) of onderweg (kattebelletjes in de trein) invoerde overgeheveld naar het Exchange Server/Outlook 97-systeem op mijn werk. Dat gaat tot nu toe zonder problemen.

Casio Cassiopeia E-105

Van Casio verscheen onlangs een model dat als super-de-luxe 'kloon' van de PalmPilot kan worden beschouwd. De 'Cassiopeia E-105' lijkt sprekend op de PalmPilot, alleen is hij niet met het PalmOS maar met een recente versie van Windows CE (2.12) uitgerust. Bovendien is de E-105 van een kleurenschermpje voorzien en kan hij mp3-muziekbestanden afspelen. Er is echter weinig veranderd aan het concept van de zakcomputer. De synchronisatie van de 105E met Microsoft Outlook op mijn pc thuis verloopt - net als bij de Windows CE-zakcomputer van drie jaar geleden - probleemloos. Maar met de afspraken en mijn agenda bijgehouden in ons Exchange Server-systeem op het werk, heeft Windows CE 2.12 meer moeite. De agenda en de mailtjes van de persoonlijke Inbox worden wel overgenomen, het in het netwerk gedeelde e-mail-adressenboekje niet. Dat komt – begreep ik later - omdat Windows CE geen synchronisatie biedt met in de groep gedeelde gegevens in Exchange Server, Lotus Notes of Novell GroupWise! Dat moest ik nota bene lezen op een website van een kleine producent (www.riverrun.com) die diverse 'problem solving' synchronisatieprogramma's verkoopt aan gebruikers van deze drie bekende communicatieservers.

Conclusie

Nu alle zakcomputers synchronisatie met Outlook 97/98/2000 bieden, is aanschaf een aantrekkelijke keus geworden voor de mobiele kenniswerker. Wat ik ten koste van veel gedoe in de loop der jaren voor elkaar heb weten te krijgen - een gesynchroniseerd leven uit & thuis - is inmiddels een standaardfeature geworden. Voor synchronisatie met (bepaalde agenda-informatie in) professionele communicatie-servers als Exchange of Notes is echter nog wel aanvullende software nodig. Volg de ontwikkelingen via www.palm.com, www.pdacentral.com, www.wincelair.com, www.psion.com en www.microsoft.com/windowsce.

Bron: Peter Kulche, in MOUS (Microsoft Office User Society) nieuwsbrief No. 3, 1999.

Relevante links

Als je dit een leuk review vond, ben je misschien ook geïnteresseerd in:

Vragen, opmerkingen of discussie?

Bezoek eens ons forum.