Palmclub logo  

Home | Nieuws | Reviews | FAQs | Tips | Shop | Channel Navigator | Nieuwsbrief | Forums

Review: Life Balance

Door Gonny van der Zwaag Klik op de plaatjes voor een vergrote versie
Publicatiedatum: 07 December 2002


In de Outline maak je een hiërarchisch overzicht van je doelen en de taken die je moet ondernemen om die doelen te bereiken

Op dit scherm vul je in op welke plaats de taak uitgevoerd moet worden en in welke mate de taak bijdraagt aan het bereiken van een groter doel

Je kunt aangeven wanneer een taak wordt uitgevoerd: eenmalig, routinematig, op een bepaalde datum of voor een bepaalde deadline. De leadtime geeft aan hoeveel voorbereidingstijd nodig is, bijvoorbeeld de tijd die nodig is om naar het zwembad te fiets

Leuke dingen doen kost nauwelijks moeite, dus de schuifbalk is iets naar links verschoven

Via de To Do List kun je zien welke bezigheden het meest dringend zijn: het is tijd om op te ruimen en voor mijn vrienden heb ik de laatste tijd ook te weinig gedaan

In Places maak je een overzicht van alle plaatsen waar je je kunt bevinden

Een zetje in de rug nodig om je ideale tijdsbesteding te bereiken? Met de schuifbalk geef je aan hoe sturend Life Balance te werk moet gaan

Via het scherm Balance zie je hoe je gepresteerd hebt

Vraag een willekeurige kennis hoe het leven ervoor staat en negen van de tien keer volgt er een verzuchting in de trant van: "Tsja... wel druk, eigenlijk." Met een bijna fulltime-baan, een studie, de Palmclub, een handvol hobbies en nog wat freelance-activiteiten wordt me wel eens gevraagd hoe ik dat allemaal in 24 uur weet te proppen. Ik geef toe dat sociale activiteiten en sport wel eens op de tweede plaats komen. Het wordt wel eens tijd om mijn leven wat beter in balans te brengen. Met zoveel bezigheden en uiteenlopende prioriteiten lijk ik een ideale proefpersoon om Life Balance eens uit te proberen.

Prioriteiten

Life Balance is een programma dat je helpt om beter prioriteiten te stellen. Daarbij wordt onder andere rekening gehouden met de mate waarin een taak bijdraagt aan je uiteindelijke doelen en de moeite die een taak kost. Met het afronden van een lastige of vervelende taak, zoals het opruimen van je bureau of het invullen van je belastingformulier verdien je meer credits dan met kleine, makkelijke klusjes die mensen vaak als eerste oppakken. Afhankelijk van je deadlines, de plaats waar je je bevindt en de faciliteiten die je tot je beschikking hebt, doet Life Balance suggesties voor de meest nuttige activiteiten. Het programma maakt daarbij gebruik van fuzzy logic, een techniek waar ik in mijn werk en studie (kunstmatige intelligentie) wel eens eerder mee te maken heb gehad. Een reden temeer om het programma eens nader te bekijken.

Fuzzy logic

Fuzzy logic is een vorm van logica waarmee met minder strikte scheidslijnen kan worden geredeneerd. Een voorbeeld maakt dit wellicht wat duidelijker. Met een leeftijd van 52 jaar ben je van middelbare leeftijd. Maar waar ligt de grens? Ben je met 45 jaar niet van middelbare leeftijd en met 46 jaar wel? En wanneer ben je dan bejaard? Die grenzen zijn natuurlijk niet zo duidelijk te trekken als de grens van minder- en meerderjarigheid (de 18e verjaardag). Fuzzy logic houdt hier rekening mee, bijvoorbeeld door met percentages te werken: een persoon van 43 jaar behoort voor 20% tot de categorie personen van middelbare leeftijd, een persoon van 65 jaar is voor 20% bejaard. De techniek wordt ook toegepast in bijvoorbeeld wasmachines en zoekmachines. In wasmachines wordt onder andere het water- en schuimniveau onder controle gehouden en in een zoekmachine kun je typfouten maken en toch iets vinden wat erop lijkt.

In Life Balance wordt fuzzy logic gebruikt bij het bepalen van de moeite die een taak kost (effort), het belang van de taak voor het grotere doel (importance) en de mate waarin je door Life Balance bijgestuurd wilt worden als je daadwerkelijke gedrag afwijkt van je gewenste gedrag. Dit geef je niet aan met cijfers 1 tot en met 5, maar met een glijdende schuifbalk waarmee je tot op de millimeter nauwkeurig kunt aangeven dat de ene taak net een tikkeltje belangrijker is dan de andere.

Takenlijst

De meeste bezitters van een Palm maken wel eens gebruik van de ToDo-applicatie. Misschien koppel je af en toe prioriteiten aan taken, heb je de discipline gevonden om elke ochtend een takenlijstje voor de dag op te stellen of ben je overgestapt op een geïntegreerde agenda en takenlijst, zoals Agendus, zodat je je taken beter in de gaten kunt houden. Maar voor de meeste gebruikers blijft het daar wel bij. Het probleem is, dat deze programma's nauwelijks iets aan je gedrag veranderen. Kleine, duidelijk afgebakende klussen krijgen in de praktijk vaak voorrang boven activiteiten waarvan het resultaat minder direct zichtbaar is. Bezigheden die bijdragen aan lange-termijnplannen zoals fit worden, afvallen of een studie beginnen kun je makkelijk uitstellen of vergeten. Life Balance geeft je een duwtje in de rug om je tijd evenwichtiger te verdelen en om goede voornemens in concrete acties om te zetten.

In LifeBalance begin je op het scherm Outline met het vastleggen van al je doelen. Naast praktische doelen als brood op de plank of een interessante baan kun je ook aangeven dat je tijd wilt maken voor hobbies en vrienden, jezelf verder wilt ontwikkelen of het huishouden op orde wilt houden. Dat laatste is ook handig voor minder huiselijke types, want de schuur opruimen of een briefje voor de werkster neerleggen doet iedereen wel eens.
Je bent vrij om de doelen te kiezen die je wilt. Elk doel kan weer bestaan uit subdoelen, zo kan voor mezelf zorgen betekenen dat ik regelmatig wilt ontspannen (wat ik zou kunnen bereiken met regelmatig bioscoop- of saunabezoek), maar ook dat ik vaker wil gaan sporten. Elk subdoel kun je steeds verder onderverdelen in subdoelen, taken en activiteiten tot ze hanteerbaar zijn. Een hanteerbare taak kan in een paar uur of desnoods in een paar dagen worden afgerond.

In mijn geval betekent brood op de plank dat ik een baan nodig heb waarmee ik in ieder geval de hypotheek kan betalen. Omdat ik in IT werkzaam ben, heb ik als subdoelen gesteld, dat ik de IT-ontwikkelingen moet volgen, mijn employability in de gaten moet houden en mijn projectmanagement-skills verder moet verbeteren. Het eerste denk ik te gaan bereiken door een abonnement op het blad Emerce te nemen, het laatste door een Prince 2-cursus te volgen. Vóór het eind van 2003 wil ik die hebben afgerond. Op dezelfde manier geef je aan hoe je andere doelen in je leven wilt gaan realiseren.
Als je wilt, kun je (eenmalig) je takenlijst uit de ToDo-applicatie in Life Balance importeren. Na het importeren moet je ze nog wel groeperen per gesteld doel, anders blijft het dezelfde onoverzichtelijke lijst die je in de ToDo-applicatie ook al had.

Outline

In Life Balance verdeel je taken steeds verder in subtaken totdat ze hanteerbaar zijn en in een afzienbare tijdsperiode kunnen worden afgerond. Voor mijn studie wil ik eerst de vakken van de Bachelor-fase halen en om fit te worden heb ik besloten om twee keer per week te gaan zwemmen. Wanneer je na het invoeren van een taak op de knop Details klikt, kun je de eigenschappen van je taak nader specificeren. Er zijn vier tabbladen: General, Time, Effort en Note.

Bij General vul je het belang van de taak in voor het grotere doel (in mijn geval: vaker gaan sporten). Ook kun je hier invullen waar je de taak moet uitvoeren, bijvoorbeeld thuis, op kantoor, in het zwembad of in het winkelcentrum. Je kunt hier ook bepaalde situaties of stemmingen invullen, bijvoorbeeld online, openbaar vervoer, zin om iets leuks doen of ziek. Verderop in dit review zal worden uitgelegd hoe je plaatsen nader kunt specificeren.

Bij Time geef je aan of de taak eenmalig, routinematig, via de agenda of vóór een bepaalde deadline moet worden uitgevoerd. Hier blijkt een zwak punt van Life Balance: ik kan wel invullen dat ik wekelijks of elke drie dagen naar het zwembad wil gaan, maar niet dat ik twee keer per week wil. Je kunt op dit tabblad ook aangeven of er voorbereidingstijd voor nodig is (ik heb 30 minuten nodig om m'n spullen te pakken en naar het zwembad te fietsen). Tenslotte kun je nog aangeven of de subtaken in volgorde moeten worden uitgevoerd (ik kan de vervolgcursus Prince 2 pas doen als ik de basiscursus heb afgerond).
Kies je voor het plannen van een taak via je agenda, dan zal de taak als agenda-item naar Date Book worden geëxporteerd en op de aangegeven datum in je Life Balance-takenlijst verschijnen. Life Balance bevat trouwens veel meer export-opties en synchronisatiemogelijkheden: je kunt taken per categorie met de To Do List synchroniseren en als je met Natara Daynotez een journaal bijhoudt, kun je elke afgevinkte taak ook automatisch daarin laten registreren. Uiteraard werkt Life Balance ook met alternatieve agenda-programma's, zoals Datebk4 en Datebook+.

Op het tabblad Effort geef je aan hoeveel moeite het kost om de taak uit te voeren. Het kan hierbij gaan om de hoeveelheid tijd die het kost, de complexiteit van de taak of de mate waarin je een hekel hebt aan de taak. Het is niet verplicht dit in te vullen: als je de taken in kleine subtaken verdeelt kun je de schuifbalk net zo goed op 'gemiddeld' laten staan. Wel is het zo, dat er bij het bepalen van je resultaat (de twee taartgrafieken met gewenste en daadwerkelijke tijdsbesteding) rekening wordt gehouden met het aantal moeilijke taken dat je hebt afgemaakt. Moeilijke taken tellen dan sterker mee in het resultaat.
Overigens wordt Life Balance geleverd met een uitgebreid adviesboek (tevens handleiding) waarin allerlei tips worden gegeven hoe je het beste met het programma kunt omgaan.

Tenslotte kun je op het tabblad Note wat aantekeningen kwijt.

Plaatsen

Op het scherm Places maak je een lijst van plaatsen waar je je kunt bevinden, bijvoorbeeld thuis, in de auto, in de bus, op kantoor, in het café of in bed. Zoals gezegd kun je hier ook stemmingen, situaties of faciliteiten invullen. Het is in het begin een beetje puzzelen wat voor jouw situatie de meest handige plaatsen zijn.
Bij het invoeren van een nieuwe plaats zie je vier tabbladen: Includes, Hours, Export en Note. Per plaats geef je bij Includes aan welke subplaatsen van toepassing kunnen zijn. In het winkelcentrum zijn vaak ook een supermarkt, bank, postkantoor en pinautomaat aanwezig en op kantoor heb je meestal een telefoon en internet-verbinding bij de hand.
Bij Hours geef je aan wanneer je op kantoor bent en wat de openingstijden van bibliotheek, postkantoor of winkels zijn.
Via het tabblad Export kun je aangeven hoe de export van taken naar de ToDo-lijst moet plaatsvinden. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat alle activiteiten die in de supermarkt moeten worden gedaan, naar de categorie Boodschappen in de ToDo-lijst worden geëxporteerd. Op dezelfde manier zorg je dat alle kantoorwerk in de categorie Business en alle sociale activiteiten in de categorie Private gaan.
Ook hier vind je weer een tabblad Note waar je notities kwijt kunt.

To Do List

Na het invullen van Outline en Places kun je echt aan de slag. De To Do List vormt het hart van Life Balance. Hier ga je naartoe om te zien welke nuttige activiteiten je zoal kunt gaan doen. Met de keuzelijst bovenin het scherm geef je aan op welke plaats je je bevindt (op kantoor, in het winkelcentrum of bijvoorbeeld thuis) en via de knop Update laat je de prioriteiten voor de betreffende plaats opnieuw berekenen. Op een Palm met kleurenscherm geeft de kleur in het aanvinkvakje aan hoe dringend je aan een taak moet beginnen: taken die in rood zijn aangegeven zouden als eerste moeten worden opgepakt. Heb je een voorbereidingstijd (lead time) ingevuld, dan hebben de kleuren hun eigen betekenis: groen betekent dat je nog op tijd bent, geel betekent dat je al aan de taak had moeten beginnen om op tijd klaar te zijn en rood betekent dat de deadline al is gepasseerd.

Ook hier kom ik weer iets vreemds tegen: ik heb aangegeven dat activiteiten met vrienden niet aan een bepaalde plaats gebonden zijn. Ben ik op kantoor, dan stelt Life Balance als eerste voor om iets met mijn vrienden te gaan doen. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. Het zou daarom handig zijn, dat je niet alleen kunt aangeven op welke plaats je wél een taak kunt doen, maar ook waar je absoluut níet iets kunt doen. In het zwembad lijkt het me bijvoorbeeld niet zo zinvol om met freelance-activiteiten bezig te gaan, terwijl ik in bus of tram wel aan een artikel zou kunnen werken.

Balance

Op het scherm Balance zie je tenslotte hoe goed je hebt gepresteerd. Links staat de gewenste tijdsverdeling, waarbij je de taartpunten naar eigen inzicht kunt verslepen, rechts zie je hoe je daadwerkelijk je tijd hebt besteedt. Met een vervelende taak als het invullen van een belastingformulier heb ik extra credits verdiend. Ben je niet tevreden met je prestaties en wil je hulp, dan kan Life Balance je helpen. Op het Preferences-scherm geef je met een schuifbalk aan in elke mate het programma rekening houdt met je gewenste tijdsbesteding. Heb je aangegeven dat je een beter sociaal leven wilt hebben, dan zullen taken met een sociaal karakter hoger in de takenlijst verschijnen. Ook kun je hier aangeven hoelang je profijt hebt van de credits die je met het uitvoeren van lastige taken hebt verdiend. Heb je een lastige sociale taak uitgevoerd, bijvoorbeeld een vriend uit de put geholpen, dan kun je Life Balance zo instellen dat je best een maandje wat minder sociaal mag doen.

Desktop-tool

Wil je ook vanachter je bureau je leven beter plannen, dan is er een desktop-tool voor zowel Mac- als Windows-gebruikers beschikbaar. Deze is apart of in combinatie met de Palm-versie verkrijgbaar. Het meest opvallende verschil is dat er in de desktop-versie meerdere outlines kunnen worden gemaakt. Daarnaast zijn er kleine extra's zoals de mogelijkheid om outlines te printen en de mogelijkheid om openingstijden voorbij middernacht aan te geven bij plaatsen. Voor deze extra's moet wel betaald worden: de Palm-versie van Life Balance is met $40 niet bepaald goedkoop en de desktop-versie is zelfs nog iets duurder: $65. Koop je beide versies, dan betaal je $80. Overigens loop je niet het risico van een miskoop, want je mag alle versies dertig dagen gratis uitproberen. Die periode is lang genoeg om te bepalen of het programma in jouw manier van leven ingepast kan worden. Overigens hoef je Life Balance niet te gebruiken om je héle leven te plannen, je kunt je ook op een bepaald aspect richten, bijvoorbeeld je vrijetijdsbesteding, je werk of je studieplannen.

Conclusie

Misschien ben je je intussen gaan afvragen of dat nou handig is, planningssoftware om je leven op orde te brengen? Het invullen en regelmatig bijhouden van de taken kost immers redelijk wat tijd en met de To Do List lukt het ook wel aardig om openstaande taken in de gaten te houden. Als je je twijfels hierover uit tegen makers van time-management-oplossingen is het antwoord vaak, dat het wel wat tijd kost, maar dat dit ruimschoots wordt terugverdiend door de tijd die je ermee bespaart. Bij Life Balance is tijdsbesparing maar gedeeltelijk van toepassing. De kracht van de software is vooral dat je beter zicht krijgt op de activiteiten waar je je tijd en energie aan besteedt. Volgens sommige gebruikers helpt het programma ook te voorkomen dat je werk mee naar huis neemt. Omdat je aangemoedigd wordt om taken te doen die thuis op je liggen te wachten en bewust wordt van de onevenredige hoeveelheid tijd die je aan je werk besteedt, zou je privé en werk makkelijker gescheiden kunnen houden.
Of het werkt? Dat hangt in de eerste plaats af van je eigen gedrag. Heb je niet de discipline om lijstjes in te vullen en bij te werken, of ben je iemand die liever lui dan moe is, dan kan Life Balance daar ook weinig meer aan doen.

Verbeterbaar

  • Vraagt discipline, je eigen gedrag blijft bepalend voor het succes;
  • Mogelijkheid om plaatsen uit te sluiten bij specifieke taken (bijvoorbeeld: niet met vrienden afspreken op kantoor);
  • Duur.

Pluspunten

  • Je krijgt beter zicht op de manier waarop je je tijd en energie besteedt;
  • Programma heeft een duidelijke structuur;
  • Veel instellingsmogelijkheden;
  • Desktop-versie beschikbaar (Mac en Windows);
  • Uitgebreide handleiding.

Gegevens over Life Balance

  • Ontwikkeld door: Llamagraphics
  • Product: Life Balance 3.1 (deze is Palm OS 5-ready)
  • Geschikt voor: Palm OS 3.1 en hoger
  • Overige benodigdheden: voor de desktop-versie een computer met Mac OS X of Mac OS 9 of Windows (98/2000/NT/XP/ME)
  • Omvang: 472kb voor de applicatie en ca. 300kb voor de databases (de applicatie kan vanaf een geheugenkaartje draaien)
  • Prijs: $40 voor de Palm-versie, $80 voor Palm- en desktop-versie samen
  • Verkrijgbaar: via de website van Llamagraphics

Relevante links

Discussie/vragen

Discussie en/of vragen over dit review via de forums

Beoordeling

Gebruik Beoordeling Palmclub: Uitstekend
Uiterlijk Beoordeling Palmclub: Goed
Prijs Beoordeling Palmclub: Matig

Eindoordeel Beoordeling Palmclub: Goed

Relevante links

Als je dit een leuk review vond, ben je misschien ook geïnteresseerd in:

Vragen, opmerkingen of discussie?

Via deze thread in het forum

Home | Nieuws | Reviews | Tips | Shop | Channel Navigator | Nieuwsbrief | Forums

© Copyright Nederlandse Palmclub Stichting   Over deze site

iCulture | Alles over Google Android