Review: DateBk5

Door Gerrit Kramer Roel van der Vegte	Klik op de plaatjes voor een vergrote versie
Publicatiedatum: 20 augustus 2003

de agenda lo-res

Jaaroverzicht

View opties

Het aboutscherm

overzicht mogelijkheid

Menu

Preferences

Views

Preferences

View

Afspraak Details

font&kleur

Iconen

Voor hen die het agendaprogramma Date Book, dat ingebakken zit in het Palm OS, niet voldoende vinden zijn de twee bekendste alternatieven Agendus en DateBk5. DateBk5 komt in dit review aan de orde, van de eerstgenoemde was al een review verschenen op de Palmclub-website.
Waarom een vervanger voor het standaard Date Book? Hoewel dit een krachtig programma is dat de papieren agenda al snel zeer overbodig maakt is het wat gelimiteerd in zijn mogelijkheden. Welke tekortkomingen er worden opgelost met DateBk5 zullen we in dit review behandelen.

Installeren

Het 471 kB grote Zipbestand bevat, naast de DateBk5-applicatie, een installatie-instructie, een readmebestand, een aantal iconsets, de applicatie dbSetup en meerdere applets. DateBk5 zelf neemt op je palm een forse 580 kB in beslag.
Met dbSetup kun je zaken installeren die handig, maar niet per se noodzakelijk zijn. De beginnende gebruiker doet er goed aan minimaal de helpteksten (60 kB) te installeren met behulp van dbSetup.
Na installatie is het volledige programma 45 dagen gratis en zonder restricties uit te proberen. Mocht je hierna besluiten tot aanschaf, dan is het wellicht aardig te weten dat een deel van de opbrengst ten goede komt aan het Gorilla Haven Project.
Hoewel dit review DateBk5 behandelt, is een (groot) deel ook van toepassing op de oudere versies DateBk3 en DateBk4. Ondanks alle mogelijkheden met kleurinstellingen, is DateBk5 ook zeer bruikbaar op een monochroom pda.

Standaard Date Book-database blijft gewoon in gebruik

Een gebruiksvoordeel voor de DateBk5-starter is dat DateBk5 gebruik maakt van de Date Book-database. Dit houdt in dat al je in Date Book genoteerde afspraken te zien en te bewerken zijn in DateBk5. Andersom werkt dit ook, alhoewel er nu bij elke afspraak notities zijn verschenen met rare tekens. Deze notities zijn specifieke instellingen van DateBk5, waarover later meer. Verder is het goed om te weten dat DateBk5 prima synchroniseert met Microsoft Outlook, mits de speciale tekens in de notitie bij een afspraak niet worden verwijderd.

Het gebruik en de instellingsmogelijkheden

Nadat je voor de eerste keer op Preferences hebt getapt zul je waarschijnlijk even bij moeten komen. Wat een instellingen, welgeteld acht tabbladen!
De instellingen van DateBk5 zijn in vier hoofdgroepen verdeeld: View Display Options, Appt Categories, ToDo Categories en Preferences. Dit is nodig, omdat DateBk5 zich niet alleen bezig houdt met afspraken, maar ook je To Do's netjes kan integreren. Voor een overzichtelijke agenda is het in dit stadium belangrijk om je eigen voorkeuren zo goed mogelijk op te geven. Hier zul je later bij de diverse views veel voordeel van hebben.
Geef jezelf de tijd om na te gaan wat er allemaal mogelijk is en doe dit ook als je DateBk5 al weer een tijd gebruikt. Alleen op die manier kun je optimaal gebruik maken van de vele mogelijkheden die dit programma biedt. Handig bij het doornemen van de Preferences is de helpdatabase, die zoals eerder gezegd met dbSetup aan DateBk5 is toe te voegen. In elk preferencestabblad is het hulpvenster op te roepen door te tappen op het I-symbool rechtsboven. Dit hulpvenster toont alle opties die voor dat specifieke tabblad zijn in te stellen.

De verdeling tussen View Display Options, Appt Categories, ToDo Categories en Preferences is een heikel punt in de bediening; je weet soms niet waar je welke instellingen moet verwachten. Een voorbeeld: het omzetten van de standaard tijdsduur van een afspraak doe je bijvoorbeeld in View Display Options, terwijl de standaardcategorie van een afspraak gewijzigd dient te worden in de Preferences.

Tijdzones

Voor echte globetrotters die regelmatig de tijdzones doorkruisen biedt DateBk5 de mogelijkheid om afspraken in een bepaalde tijdzone te zetten. Hiervoor moet de tijdzonemogelijkheid middels de applicatie dbSetup zijn toegevoegd. Als je in het Details-scherm van de afspraak een andere tijdzone instelt dan degene waarin je op dat moment verkeert krijg je de tijd in je eigen tijdzone in de reguliere tijdskolom te zien en wordt de voor die afspraak specifieke tijdzone afgebeeld in een extra kolom naast de normale tijd.

Een nieuwe afspraak invoeren

In het standaard Date Book kun je bij een nieuwe afspraak niet al te veel instellen: wel of geen tijd. In DateBk5 krijg je eerst een keuzemenu: Launch App., Next Alarm, Phone Lookup, Memo, Address, Call/Action, Daily Journal, Todo, Floating Event en als standaard optie dan ook nog Appointment.
Is de afspraak ingevoerd, dan is het zinvol om naar de detailinstellingen te gaan, want die bepalen voor een groot deel de zichtbaarheid in de verschillende views. Een View is namelijk een soort filter waarmee je snel alleen die afspraken ziet waar je op dat moment in geīnteresseerd bent. Je kunt een icoon selecteren, kleuren instellen, een font kiezen, de tijdzone aanpassen, een alarm toevoegen en besluiten of de afspraak private is. En met de Lookupfunctie kun je een adres koppelen aan je afspraak.
Een speciaal soort afspraak is een Floating Event. DateBk5 start zichzelf rond middernacht even op om alle 'drijvende' afspraken netjes door te schuiven naar de volgende dag. Zo zie je die afspraak iedere dag weer voorbijkomen. Uiteraard kun je zo'n Floating Event ook als To Do opnemen. Een nadeel is dat je geen einddatum in kan stellen, waarna het doorschuiven moet stoppen. Wie weet wordt dit ooit nog toegevoegd. Een variant op de Floating Events is de Advance Event. Hiermee kun je bijvoorbeeld een week voor een verjaardag een melding krijgen, zodat je op tijd een kado kunt kopen of een kaartje sturen. Vanaf de eerste dag dat een vooruitgeschoven afspraak verschijnt wordt deze net als een floating event doorgeschoven, tot de afspraak zelf bereikt is. Een tellertje geeft aan hoeveel dagen je nog over hebt. De advancemelding verdwijnt automatisch als de teller op 0 is uitgekomen.

Views

Er is zeker geen tekort aan Views in DateBk5, het zijn er zes. Een view is een bepaalde kijk op al je afspraken: per dag, week of maand kennen we al uit het standaard Date Book, maar er zijn meer mogelijkheden. Ik laat de belangrijkste zaken die deze views bieden hieronder de revue passeren. Voor alle views geldt dat ToDo's en Floating Events volledig geīntegreerd zijn.

Day View
Je kunt een Split Screen openen waarin je adressen, memo's, danwel ToDo's kunt bekijken. De Lookupfunctie (koppelen van een adres aan een afspraak), maakt gebruik van het splitscreen met de adressen. En je kunt er voor kiezen de iconen te tonen, eindtijden van afspraken wel of niet laten zien, vrije uren wel of niet tonen, 24-uurs notatie of am/pm notatie en popup menu's aan- of uitzetten. Popup menu's kun je oproepen door met je stylus wat langer op een afspraak te drukken. Je krijgt dan een menu met opties die op dat moment handig zijn. Bijvoorbeeld de optie om een afspraak naar de volgende dag te zetten. Op Hi-Res handhelds is het mogelijk te kiezen voor (heel erg) kleine fonts: small of tiny.
Week View
De grafische Week View, die vergelijkbaar is met de Week View van het standaard Date Book, biedt bij nadere beschouwing toch veel extra functies. Wat direct opvalt zijn de icoontjes, het gekozen font en het kleurgebruik. Daarnaast kun je door op de afspraak te tappen detailinformatie over je afspraken krijgen, wat niet mogelijk is in de standaard Week View. Verder is het mogelijk om snel een bepaalde week in het jaar te bekijken door op de huidige week rechtsboven in het scherm te tappen. Een afspraak snel naar een andere tijd verzetten is mogelijk door deze simpelweg te verplaatsen naar het gewenste tijdsvak.
Week View met tekst
Wie een papieren agenda gewend is, zal blij zijn met de Week View met tekst. Deze view toont een overzicht van alle afspraken over een week. Op een Low-Res Palm is zo'n overzicht niet super. Door de 160x160 resolutie is het scherm eigenlijk niet groot genoeg om alle informatie te kunnen tonen. Op een Hi-Res palm is dit een zeer nuttige view. In plaats van de 'week in beeld' kun je ook kiezen voor het tonen van je afspraken over drie dagen of twee weken. Tappen op een dag levert het detailoverzicht voor die dag op.
Month View
De Month View is wederom erg vergelijkbaar met zijn tegenhanger uit het standaard Date Book. Pluspunt is dat er nu ook gekozen kan worden om alleen icoontjes te tonen. Ook in deze view levert tappen op een bepaalde dag een pop-up op met de afspraken voor die dag.
Moet je nog ergens een afspraak met een bepaalde tijdsduur plannen dan is de Free Time Display een handige functie in de Month View. Je geeft een minimumtijd aan, tussen welke tijden die tijd beschikbaar moet zijn en de dagen van de week waarop en je krijgt de mogelijkheden grafisch te zien.
Year View
De Year View is qua uiterlijk erg vergelijkbaar met de Month View, behalve dan dat het niet mogelijk is om icoontjes te tonen. Wel krijgt het daghokje een afwijkende kleur als je voor die dag afspraken in een andere lettertypegrootte of lettertypekleur gemaakt hebben. Zo zijn de dagen waarop je belangrijke afspraken hebt zelfs in de Year View te onderscheiden. Het tappen op een bepaalde dag levert wederom een lijstje van alle afspraken voor die dag op. Naast het tonen van een jaar kun je er ook voor kiezen vier maanden te tonen.
List View
De List View is een erg praktische view indien de agenda voor je bijgehouden wordt. Je krijgt hier namelijk een lijst van alle opeenvolgende afspraken, zonder loze uurtjes ertussen. Als je dus op een dinsdag en de maandag daarna een afspraak hebt zie je die direct onder elkaar staan.

Saved Views en Templates

Dit is een krachtige functie waarmee alle verschillende afspraken overzichtelijk te houden zijn.
Je kunt in DateBk5 een afspraak voorzien van allerlei kenmerken: icoontjes, categorie, kleur, font. Daarnaast is het ook mogelijk te selecteren op deze eigenschappen. In feite leg je een filter over alle afspraken, om op die manier maar een deel van de afspraken te zien (bijvoorbeeld alleen de verjaardagen). Zo'n filter kun je vastleggen als Saved View en deze zijn daarna heel makkelijk te selecteren. Dat scheelt veel tijd, want je hoeft nu niet alle stappen te doorlopen om alleen alle verjaardagen te zien (of wat je ook maar vast legt in een Saved View).

Templates zijn handig als je veel afspraken maakt die hetzelfde zijn qua tekst en instellingen. Als je een afspraak opslaat als Template komt deze op 1-1-2020 te staan. Voortaan is die afspraak dan makkelijk in te voeren middels het T-symbool onderin het scherm. Alleen datum en tijd aanpassen is dan voldoende om snel een standaardafspraak toe te voegen.

Is dit alles?

Zoals ondertussen wel duidelijk is, is DateBk5 een zeer uitgebreid en krachtig programma. Toch hebben we hier een aantal andere opties nog niet eens genoemd. Je kunt bijvoorbeeld:

de tijd tot op de minuut plannen;
de zeer uitgebreide alarmmogelijkheden gebruiken. DateBk5 heeft namelijk zijn eigen alarm-applicatie. Je kunt voor een afspraak desgewenst een ander alarm kiezen dan het door jou ingestelde standaard alarm in de Preferences. Ik had echter wel last van dubbele alarms. Dit is een bekend probleem, en op de DateBk-site is dan ook het programma dbAlarm te downloaden dat deze dubbele alarms voorkomt.
Je kunt voor afspraken, ToDo's, Snoozes en Reminders verschillende alarms kiezen. Helaas laat de alarm pop-up wel even op zich wachten: die verschijnt pas nadat het alarm een keer "afgespeeld" is. Verder is het mogelijk een variabele snoozetijd te kiezen;
naar hartelust werken met ToDo's: die zijn namelijk volledig geīntegreerd in het programma. Ze zijn gewoon aan te maken en te bewerken in de Day View en in de rest van de Views zijn ze te zien. Bovendien kun je nu een alarm aan een ToDo toevoegen als je gebruik maakt van de DateBk5-alarmapplicatie.

Steile leercurve

DateBk5 heeft voor de meeste gebruikers een nogal steile leercurve. Door alle opties kan het soms zijn dat je door de bomen het bos niet meer ziet. De niet al te overzichtelijke instellingsmogelijkheden zijn hier voor een deel zeker debet aan. Je zoekt je soms een ongeluk waar je een bepaalde optie nou dient in te stellen. Voor een deel heeft dit ook wel weer z'n charme, want je voelt je soms net een ontdekkingsreiziger. Wie het maximale uit DateBk5 wilt halen doet er goed aan om sowieso de uitgebreide handleiding door te lezen, maar ook de uitstekende website DateBk Cookbook en de FAQ op de Pimlico Software-website zijn prima startpunten voor gebruikers die DateBk5 beter willen leren kennen. Voor degenen die moeite hebben met de Engelse taal; aan een Nederlandse vertaling voor DateBk5 wordt hard gewerkt. Deze was helaas voor dit review nog niet gereed.

Conclusie

Een zeer goed en uitgebreid programma, dat z'n geld zeker waard is. Je dient wel de moeite te nemen om (delen van) de handleiding door te nemen, want er zijn zoveel mogelijkheden dat je die niet allemaal zelf kan ontdekken.
Krachtige uitbreidingen in vergelijking met het standaard Date Book zijn: geīntegreerde todo's, floating events en de vele views. Omdat de speciale instellingen van DateBk5 voor een afspraak in een notitie behorende bij die afspraak worden bewaard werkt DateBk5 prima samen met Microsoft Outlook en andere programma's die gebruik maken van de standaard Date Book-database.
DateBk5 (en de voorgangers: DateBk3 en DateBk4) functioneert prima op oudere handhelds, maar het programma komt beter tot z'n recht op een pda met een Hi-Res kleurenscherm. Informatie wordt dan overzichtelijker en uitgebreider getoond. Zelfs voor diegenen die maar een deel van de extra functionaliteit gebruiken is DateBk5 een meer dan volwaardige vervanger van het standaard Date Book.

Pluspunten

veel views met veel handige extra's;
saved views, eerst een filter definiëren en dat voor later gebruik opslaan;
afspraken zijn in verschillende tekstgroottes en kleuren te zetten;
todo's, adressen en memo's linken aan afspraken;
uitgebreide pdf-handleiding (circa 100 pagina's).

Verbeterbaar

bedienings- en gebruiksgemak; erg veel mogelijkheden die niet altijd makkelijk te vinden zijn;
de omvang van het pakket, want ruim 600 kB is voor PalmOS-software toch aan de forse kant.

Specificaties

Verkrijgbaar bij: Pimlico Software
Werkt met PalmOS 2.0 of hoger, minimaal 600 kb vrij geheugen
De huidige versie werkt ook onder OS 5 met ondersteuning voor High Density schermen.
Prijs: US$ 24,95 (een upgrade vanaf DateBk3 kost US$ 10,-)
Aardig om te weten: een deel van de opbrengst komt ten goede aan het Gorilla Haven Project

Relevante links

Als je dit een leuk review vond, ben je misschien ook geīnteresseerd in:

Vragen of opmerkingen?

Via deze thread in het forum

Beoordeling

Gebruik
Uiterlijk
Prijs

Eindoordeel

Relevante links

Als je dit een leuk review vond, ben je misschien ook geïnteresseerd in:

Vragen, opmerkingen of discussie?

Via deze thread in het forum