Review: FileMaker Mobile

Door Susan Krieger	Klik op de plaatjes voor een vergrote versie
Publicatiedatum: 25 april 2001

Van FileMaker, het gebruiksvriendelijke databaseprogramma voor PC en Mac, is een speciale versie voor de Palm (en compatibele) zakcomputers verschenen. Deze 'Mobile' versie is speciaal bedoeld om gegevens uit een FileMaker-database op uw zakcomputer over te zetten. Zodat u onderweg bijvoorbeeld niet langer verlegen zit om een adresje uit uw FileMaker-bestand met zakelijke relaties. Susan Krieger testte deze nieuwe link tussen PC en Palm.

Voordat u denkt 'doe mij meteen maar zo'n pakketje om alle zakelijke relaties op mijn zakcomputer over te zetten' moet u weten dat FileMaker Mobile nogal wat specifieke eisen stelt. Zo kan het zijn gegevens alléén synchroniseren met databasemanager FileMaker Pro voor Windows, en dan alleen versie 5.0v3, de allernieuwste editie dus. Hoewel FileMaker behoorlijk populair is, is het lang niet zoveel in gebruik als Microsoft Access, dat nu eenmaal onderdeel vormt van de populaire Microsoft Office-reeks van kantoorprogramma's. Met Access kan FileMaker Mobile in het geheel niet samenwerken. Bovendien draait FileMaker Mobile alleen op met PalmOS (3.1 of hoger) uitgeruste zakcomputers, zoals de populaire Palm III, V(x), de m100 of de Handspring Visor. Deze specifieke modellen samen vormen wel zo'n 80 procent van de zakcomputermarkt.

Tweerichtingsverkeer

Het kopiëren van een PC-database naar een zakcomputer betekent dat u uw belangrijkste bedrijfsgegevens altijd vanuit de hand kunt oproepen. De link met de PC werkt twee kanten op. Onderweg ingevoerde/gemuteerde gegevens in FileMaker op de Palm worden bij de eerstvolgende synchronisatie tussen Palm en PC keurig teruggezet naar FileMaker voor Windows. De koppeling maakt het mogelijk dat mobiele medici, makelaars of schade-inspecteurs op gestructureerde wijze met hun Palm informatie verzamelen, die eenmaal terug kantoor automatisch in de PC-database wordt opgenomen. FileMaker is populair bij heel wat PC-gebruikers omdat het zo simpel te bedienen is. Ook het opzetten van een nieuw gegevensbestand gaat heel eenvoudig.

Installatie

Het installeren van FileMaker Mobile verliep bij onze test zonder problemen, zij het dat de installatie niet vanuit één en hetzelfde setupprogramma kan worden afgerond. Het setupprogramma zorgt er in ieder geval voor dat de synchronisatie-component - de zogeheten conduit - geïnstalleerd worden, evenals een 'plug-in' voor FileMaker. En in de Add-on-map van uw Palm-synchronisatiesoftware op de PC wordt de software voor uw Palm neergezet, in de vorm van het installatiebestand Mobile.prc. U moet deze Palm-applicatie zèlf op de Palm zetten. Dit laatste lijkt op het eerste gezicht onhandig, maar valt goed te begrijpen als men bedenkt dat het heel mogelijk is dat meerdere personen hun Palms kunnen synchroniseren met een en dezelfde PC. Door de installatie in twee stappen te laten verlopen, kan men kiezen op wiens Palm de FileMaker-metgezel geïnstalleerd wordt.

Selectief synchroniseren

Nadat de Palm voorzien is van FileMaker Mobile, worden niet lukraak alle databases in FileMaker gesynchroniseerd met de Palm. Gelukkig niet! De data moet eerst vanuit FileMaker 'beschikbaar gesteld' worden. Men kan in het FileMaker-menu 'Samengebruik' instellen dat de 'Mobile Companion for PalmOS' exclusief informatie deelt met de FileMaker-database. Via 'Settings' van datzelfde menu kan men precies instellen hoe en welke data FileMaker uitwisselt met het Palm-maatje. Zoals 'alle records' synchroniseren of 'alleen de geselecteerde', en welke velden wel, en welke niet. Alle records overnemen op de Palm kan met enkele duizenden records best (als het geheugen op de Palm dat toelaat), maar op het minieme scherm van de Palm is het weer niet verstandig álle velden in de records over te nemen, dan zit u namelijk de hele tijd te 'scrollen' op het 160 x 160 pixels schermpje. Een laatste optie in de Settings verdient uw volle aandacht, zeker als de PC-database door meerdere personen tegelijk kan worden gevuld: wat te doen als zowel in de Palm als op de desktop hetzelfde record gewijzigd is? Er zijn hier drie opties: óf de veranderingen van alleen de Palm worden meegenomen, óf de veranderingen van de desktop gelden als dominant, óf het record wordt simpelweg gedupliceerd; zo blijven beide veranderingen bewaard. Wel zo veilig; u krijgt een waarschuwing, en kunt nieuwe gegevens dan handmatig in één record samenvoegen.

Beperkingen

In onze test werkte de synchronisatie vlekkeloos, maar bleek zij wel een aantal beperkingen te kennen: zo kunnen er maximaal twintig velden per record worden gesynchroniseerd. En belangrijker: 'berekende FileMaker-velden' kunnen niet worden overgezet naar de Palm. Ook kunnen er geen FileMaker-scripts op de Palm worden uitgevoerd. (Al een tijd bestaat er een plug-in voor FileMaker op de Mac, die genoemde beperkingen niet kent.) Een meer algemene wens van veel gebruikers is hun adressendatabase (in bijvoorbeeld FileMaker) uit willen wisselen met de standaard-adressenapplicatie op de Palm. Ook dát maakt dit programma niet mogelijk. De Palm-metgezel van FileMaker an sich is een zeer basale applicatie. Men kan de records in één lijst of per record bekijken. U kunt records wijzigen of verwijderen. En u kunt de database uiteraard doorzoeken op een bepaalde waarde in een veld. Een groot manco is dat het sorteren alleen op alfabetische volgorde werkt, ook voor datumvelden en getallen. Dit betekent dat 26-1-01 vóór 3-1-01 komt te staan! Bij het invoeren van gegevens is het een gemiste kans dat FileMakers Venstermenulijsten (uitklapmenuutjes met uw eigen standaardwaarden voor velden) niet op de Palm worden overgezet. Dan had je heel gemakkelijk met het Palm-pennetje keuzes kunnen aanstippen. Nu moet je alle velden letter voor letter invullen, vaak met dezelfde gegevens.

Conclusie

Als u puur een schaduwkopie van een adressendatabase of voorraadlijst in FileMaker onderweg wilt kunnen raadplegen, biedt dit programma een redelijke oplossing. Maar zoekt u een echte volwaardige databasemanager voor uw zakcomputer, dan is JFile, HanDBase of ThinkDB een (veel) betere keuze - zij het dat u de gegevens daarin niet altijd met één druk op de knop kunt synchroniseren met de PC.

FileMaker Mobile kost los fl 150,-/ca. Bfr 3.000. Info: FileMaker Benelux, tel: 030-2413323, www.filemaker.be.

Dit artikel is al eerder verschenen in nummer 2/2001 van Windows Magazine.

Discussie/vragen

Discussie en/of vragen over dit review via de forums

Relevante links

Als je dit een leuk review vond, ben je misschien ook geïnteresseerd in:

Vragen, opmerkingen of discussie?

Via deze thread in het forum