Afspraken in Date Book bewaren

[Stephen]

Ik heb een Sony PEG-N770 Clié en synchroniseer Date Book 4.1 dagelijks met MS Outlook.
Mijn probleem is dat oude afspraken in mijn Datebook in het geheel niet worden niet worden bewaard, terwijl ik dat wél wil. De 'purge' optie om oude events te deleten heb ik nog niet gebruikt.

Ik heb al op de forums zitten zoeken, en ik begrijp dat het wel mogelijk is om al mijn oude afspraken te bewaren. Sterker: ik zag zelfs posts van mensen die moeite hebben hun oude afspraken te verwijderen. Het werd me niet duidelijk welke instelling nu bepaalt hoe lang oude events bewaard worden.

Heeft het iets te maken met de functie AutoArchiveren in Outlook? Deze staat bij mij ingesteld op elke 14 dagen AutoArchiveren.
Wie geeft mij een DUIDELIJKE uitleg? Veel dank!

[Stephen]

Is er écht HELEMAAL NIEMAND die een antwoord heeft op mijn vraag?

Groeten,
Stephen

[Roeland Krul]

Het zou iets met AutoArchiveren te maken kunnen hebben, maar dan alleen als je HotSync conduit voor Date Book ingesteld staat op Desktop Overwrites Handheld. Als je dan je oude afspraken in Outlook ge-auto-archiveerd hebt, verschijnen ze niet meer in Outlook (direct). Als je dan bovendien de desktop voorrang geeft, worden de oude afspraken gewist uit de Palm. Een oplossing zou zijn om dat Auto-Archiveren uit te schakelen, maar de voorkeur verdient wat mij betreft het aanpassen van de voorkeursrichting bij synchroniseren (al kan ik niet direct uitleggen waarom. Lijkt me gewoon handiger). Klik op het icoontje van hotsync in je systray (op de PC naast de klok, rechtsonder), kies Custom..., kies DateBook, klik Change en daar kun je de voorkeursrichting voor syncen aangeven. Je kunt daar ook aangeven of de gekozen instellingen eenmalig of als standaard gebruikt moeten worden. Succes!

(e.e.a. onder voorbehoud van andere setup. Ik werk met een IIIx met OS 3.3 dus het kan bij jou iets anders geregeld zijn)

[Stephen]

Roeland, bedankt voor je antwoord! Mijn probleem is door jouw handreiking opgelost.

Mijn HotSync conduit voor DateBook staat ingesteld op 'synchronize the files' (ik kan dit niets eens veranderen, vreemd genoeg...) Dit lijkt mij de beste optie zolang ik regelmatig afspraken invoer/verwijder/edit in zowel Outlook als in mijn Clié.
Om te voorkomen dat er afspraken uit het verleden verloren gaan, kwam ik erachter dat ik zowel in Outlook als op mijn handheld de juiste settings moet hebben:

SETTINGS OUTLOOK:
Om te voorkomen dat er in Outlook items uit het verleden niet meer weergegeven worden, zijn er twee mogelijkheden:
1e:
AutoArchiveren helemaal uitschakelen (via Opties-Overige-AutoArchiveren). Al je afspraken uit het verleden blijven dan in beeld en worden nooit verwijderd. Verwijderde items van andere Outlook-toepassingen (Adressen, Taken, Notities) worden dan ook nooit automatisch definitief verwijderd, maar blijven in de map Verwijderde items.
2e:
AutoArchiveren wél inschakelen en zo instellen dat items pas worden gewist na x dagen/weken/maanden (via rechter muisklik op Agenda - Eigenschappen-AutoArchiveren). Je kunt dan ook nog aangeven of de gewiste items permanent moeten worden verwijderd, of dat ze na x dagen/weken/maanden worden verplaatst naar een Outlook archiefbestand, waaruit je ze indien nodig kunt terughalen via de optie Importeren.

SETTINGS HANDHELD:
Om items uit het verleden vanuit Outlook weer terug in de handheld te krijgen, moet de Date Range voor DateBook staan in 'Transfer All scheduled items'. Standaard staat dit in 'Transfer only Future items'. (Intellisync Lite configuration - Datebook - Advanced - Date Range)

Het heeft me een hoop tijd gekost om hier allemaal achter te komen, maar nu kan ik weer terugvinden wanneer ik voor het laatst bij Me-zus-en-me-zo ben geweest, op vakantie ben geweest, etc. etc. Ik vond het jammer dat ik dat niet kon en mijn vriendinnetje - ook een trotse Clié-bezitter - overwoog zelfs haar Clié het raam uit te gooien en te verwisselen voor een HEMA-agenda!

Stephen